辦公室經理（兼職）​​ 

公司簡介​​ 

一個以社區為基礎的非營利組織，致力於幫助老年人保持獨立性，積極活躍並與他們的社區聯繫。透過社交計劃、教育活動、義工支援和社區活動，該組織為其成員創造了一個包容和歡迎的環境。​​ 

職位概述​​ 

辦公室經理監督每日辦公室運作，並作為成員，志願者，訪客和社區合作夥伴的主要聯繫點。這個職位結合了前台管理，會員支持，甚至協調員，通信和一般辦公室維護。​​ 

主要職責​​ 

前台管理：​​ 

• 作為會員、志工和訪客的第一個聯絡人。​​ 
• 作為組織的耳目，密切注意成員、志工和同事的需求，並在需要時提供及時的幫助。​​ 
• 熱情地接待來賓，提供有關項目和服務的信息，並保持溫馨、整潔、有序的辦公環境。​​ 
• 定期更新櫥窗展示，突出近期會員活動、即將推出的項目和季節性主題，為辦公室營造一個吸引人且引人入勝的外觀。​​ 

會員及義工支持：​​ 

• 鼓勵和促進會員增長和參與。​​ 
• 協助新成員順利融入我們的社區。​​ 

行政職責：​​ 

• 負責日常辦公室運營，包括郵件收集、文件處理和分發。​​ 
• 將收到的支票以電子方式記錄下來，並通知主要利害關係人。​​ 
• 準備並進行銀行存款。​​ 
• 管理辦公用品，確保辦公室物資充足、井然有序。​​ 
• 管理各種平台（例如，Google Suite、CRM 系統、Canva）。​​ 
• 協助列印需求、文件準備和其他行政工作，以支援團隊實現組織目標。​​ 
• 管理資料庫並維護數位和紙本記錄，確保資料完整性。​​ 

 活動策劃及支持：​​ 

• 協助籌備辦公室內的各種活動，包括電影放映、會員培訓、會議、討論小組和遊戲活動；根據需要移動家具，以方便參與者。​​ 
• 協助規劃和執行各類活動，從小型聚會到大型募款活動。​​ 
• 協調後勤工作，管理活動材料，並確保活動順利進行。​​ 

內容創作與傳播：​​ 

• 設計並製作具有視覺吸引力的辦公室或宣傳材料，以推廣活動和專案。​​ 
• 撰寫和管理清晰、引人入勝的電子郵件、項目和活動資訊、辦公室標誌和會員賀卡。​​ 
• 建立並分發每週活動電子郵件。​​ 

清潔管理：​​ 

• 確保定期清潔和消毒水槽和廁所，以保持衛生環境。​​ 
• 管理日常垃圾和回收物收集，確保垃圾得到妥善處理，回收程序得到遵守。​​ 
• 定期擦拭和消毒辦公室櫃檯、辦公桌和其他表面，以保持工作區域清潔。​​ 
• 負責辦公室的整體整潔，包括掃地和吸塵，並及時處理任何出現的清潔問題。​​ 

最低資格​​ 

• 至少2年面向公眾的行政工作經驗。​​ 
• 非營利組織的經驗是一個優點。​​ 
• 熟練使用 Word、Google Suite、CRM 系統、Mailer Lite；能夠快速學習新科技。​​ 
• 能夠使用 Canva、Adobe 或類似平台建立內容。​​ 
• 能夠建立標籤和姓名牌，並執行郵件合併。​​ 
• 優秀的組織能力、溝通能力和人際溝通能力。​​ 
• 具有社交性格，真誠渴望與他人建立聯繫和合作。​​ 
• 能夠在經常被打斷的動態環境中保持專注、有效率和有效。​​ 
• 較強的解決問題能力及注重細節。​​ 

首選資格​​ 

• 最好擁有學士學位或副學士學位。​​ 

工作安排​​ 

週一至週五​​ 

RM 單位：JBM​​