GERENTE DE OFICINA A TIEMPO​​ 

Biografía de la compañía​​ 

Una organización Sin fines de lucro con base en la comunidad, dedicada a ayudar a los adultos mayores a mantener independientes, activos y conectados con su comunidad. A través de programas sociales, actividades educativas, apoyo de voluntarios y eventos comunitarios, la organización crea un entorno inclusivo y acogedor para sus miembros.​​ 

Resumen del puesto​​ 

El/La responsable de oficina monitorear las operaciones diarias de la oficina y es el principal punto de contacto para miembros, voluntarios, visitantes y socios comunitarios. Este puesto combina la administración de la recepción, el apoyo a los miembros, la coordinación de eventos, las comunicaciones y el mantenimiento general de la oficina.​​ 

Principales funciones​​ 

Dirección de la Oficina Principal:​​ 

• Sirve como primer punto de contacto para miembros, voluntarios y visitantes.​​ 
• Actuar como los ojos y oídos de la organización mantener atentos a las necesidades de los miembros, voluntarios y colegas, y proporcionando asistencia oportuna cuando sea necesario.​​ 
• Recibe a los invitados con calidez, proporciona información sobre programas y servicios, y mantén un ambiente de oficina acogedor, ordenado y organizado.​​ 
• Actualiza de manera regular las vitrinas para destacar eventos recientes de miembros, próximos programas y temas de temporada, creando un exterior acogedor y atractivo para la oficina.​​ 

Membresía y apoyo de voluntarios:​​ 

• Fomentar y facilitar el crecimiento y la participación de la membresía.​​ 
• Ayuda a incorporar nuevos miembros para cerciorar una transición fluida a nuestra comunidad.​​ 

Funciones administrativas:​​ 

• Monitorear las operaciones diarias de oficina, incluyendo la recogida, documentación y distribución del correo.​​ 
• Documenta los cheques entrantes de forma digital y notifique a los principales interesados.​​ 
• Prepárate y haz depósitos bancarios.​​ 
• Gestiona el material de oficina para cerciorarte de que la oficina esté bien surtida y ordenada.​​ 
• Gestiona diversas plataformas (por ejemplo, Google Suite, sistemas CRM, Canva).​​ 
• Colaborar en las necesidades de impresión, la preparación de documentos y otras tareas administrativas para ayudar al equipo a alcanzar los objetivos de la organización.​​ 
• Gestionar bases de datos y mantener registros digitales e impresos, garantizando la integridad de los datos.​​ 

 Planeación y apoyo para eventos:​​ 

• Ayudar en la organización de eventos en la oficina, incluyendo proyecciones de películas, orientaciones para miembros, reuniones, grupos de discusión y eventos de juegos en la oficina; Mueve los muebles según sea necesario para acomodar a los participantes.​​ 
• Ayuda en la planeación y ejecución de eventos, desde pequeñas reuniones hasta grandes recaudaciones de fondos.​​ 
• Coordinar la logística, gestionar los materiales del evento y cerciorar la ejecución exitosa del mismo.​​ 

Creación de contenido y comunicaciones:​​ 

• Diseña y crea materiales de oficina o de divulgación visualmente atractivos para promover eventos y programas.​​ 
• Redacta y gestiona emails claros y atractivos, mensajes de programas y eventos, señalización de oficinas y tarjetas de felicitación para socios.​​ 
• Crea y distribuye un envío semanal digital de eventos.​​ 

Gestión de lalimpieza:​​ 

• Cerciórate de que los lavabos y los inodoros se limpien y desinfecten de manera regular para mantener un entorno higiénico.​​ 
• Gestionar la recogida diaria de basura y reciclaje, cerciorando que los residuos se eliminen correctamente y se sigan los procedimientos de reciclaje.​​ 
• Limpia y desinfecta de manera regular las encimeras, escritorios y otras superficies de la oficina para mantener el espacio de trabajo limpio y presentable.​​ 
• Monitorear el orden general de la oficina, incluyendo barrer y aspirar, y aborda cualquier preocupación inmediata sobre la limpieza a medida que surja.​​ 

Requisitos mínimos​​ 

• Mínimo de 2 años de experiencia administrativa en un puesto de cara al público.​​ 
• Se valorará positivamente la experiencia en organizaciones sin fines de lucro.​​ 
• Dominio de Word, Google Suite, sistemas CRM, Mailer Lite; Capacidad para aprender rápidamente nuevas tecnologías.​​ 
• Capacidad para crear contenido en Canva, Adobe o plataformas similares.​​ 
• Capacidad para crear etiquetas e identificaciones y realizar combinaciones de correspondencia.​​ 
• Excelentes habilidades organizacionales, de comunicación e interpersonales.​​ 
• Una personalidad social con un deseo genuino de conectar y colaborar con los demás.​​ 
• Capacidad para mantener enfocado, eficiente y eficaz en un entorno dinámico con interrupciones frecuentes.​​ 
• Fuertes habilidades para resolver problemas y atención al detalle.​​ 

Requisitos preferidos​​ 

• Se prefiere un grado de grado o un título de asociado.​​ 

Horario de trabajo​​ 

De lunes a viernes​​ 

UNIDAD RM: JBM​​