ОФИС-МЕНЕДЖЕР (неполный рабочий день)​​ 

Биография компании​​ 

Некоммерческая организация, работающая на благо местного сообщества и призванная помогать пожилым людям сохранять независимость, активность и связь со своим сообществом. Посредством социальных программ, образовательных мероприятий, поддержки волонтеров и общественных событий организация создает инклюзивную и гостеприимную среду для своих членов.​​ 

Краткое описание должности​​ 

Офис-менеджер контролирует повседневную работу офиса и является основным контактным лицом для членов организации, волонтеров, посетителей и представителей общественности. Эта должность сочетает в себе административную работу на ресепшене, поддержку членов организации, координацию мероприятий, коммуникации и общее поддержание порядка в офисе.​​ 

Основные обязанности​​ 

Управление фронт-офисом:​​ 

• Выступать в качестве первого контактного лица для членов организации, волонтеров и посетителей.​​ 
• Выступайте в роли глаз и ушей организации, внимательно следя за потребностями членов, волонтеров и коллег и оказывая своевременную помощь там, где это необходимо.​​ 
• Тепло приветствуйте гостей, предоставляйте информацию о программах и услугах, а также поддерживайте в офисе гостеприимную, опрятную и организованную обстановку.​​ 
• Регулярно обновляйте витрины, чтобы освещать недавние мероприятия для членов организации, предстоящие программы и сезонные темы, создавая привлекательный и запоминающийся внешний вид офиса.​​ 

Членство и волонтерская поддержка:​​ 

• Поощрять и содействовать росту числа членов организации и повышению их вовлеченности.​​ 
• Оказывайте помощь в адаптации новых участников, чтобы обеспечить плавный переход в наше сообщество.​​ 

Административные обязанности:​​ 

• Осуществлять повседневное руководство офисной деятельностью, включая сбор почты, оформление документов и их распределение.​​ 
• Оформляйте входящие чеки в электронном виде и уведомляйте ключевых заинтересованных лиц.​​ 
• Подготовьте и внесите банковские депозиты.​​ 
• Следите за наличием офисных принадлежностей, чтобы офис был укомплектован должным образом и содержался в порядке.​​ 
• Управление различными платформами (например, Google Suite, CRM-системы, Canva).​​ 
• Оказывать помощь в вопросах печати, подготовки документов и выполнении других административных задач для содействия команде в достижении организационных целей.​​ 
• Управление базами данных и ведение цифровой и печатной документации, обеспечение целостности данных.​​ 

 Организация и поддержка мероприятий:​​ 

• Оказывать помощь в подготовке мероприятий в офисе, включая кинопоказы, ознакомительные встречи для сотрудников, собрания, дискуссионные группы и игровые мероприятия; перемещать мебель по мере необходимости для размещения участников.​​ 
• Оказание помощи в планировании и проведении мероприятий, от небольших собраний до крупных благотворительных акций.​​ 
• Координировать логистику, управлять материалами мероприятия и обеспечивать его успешное проведение.​​ 

Создание контента и коммуникации:​​ 

• Разработка и создание визуально привлекательных материалов для офиса или организации мероприятий и программ.​​ 
• Составлять и управлять четкими и убедительными электронными письмами, информационными сообщениями о программах и мероприятиях, офисными вывесками и поздравительными открытками для членов организации.​​ 
• Создайте и распространите еженедельную электронную рассылку о мероприятиях.​​ 

Управление клининговыми услугами:​​ 

• Для поддержания гигиенических условий необходимо регулярно чистить и дезинфицировать раковины и туалеты.​​ 
• Организация ежедневного сбора мусора и вторсырья, обеспечение надлежащей утилизации отходов и соблюдение процедур переработки.​​ 
• Регулярно протирайте и дезинфицируйте офисные стойки, столы и другие поверхности, чтобы поддерживать рабочее место в чистоте и опрятном виде.​​ 
• Следить за общей чистотой в офисе, включая подметание и уборку пылесосом, и незамедлительно реагировать на любые возникающие проблемы с чистотой.​​ 

Минимальные квалификационные требования​​ 

• Минимум 2 лет административного опыта работы на должности, предполагающей взаимодействие с общественностью.​​ 
• Опыт работы в некоммерческих организациях является преимуществом.​​ 
• Уверенное владение Word, пакетом Google Suite, CRM-системами, Mailer Lite; способность быстро осваивать новые технологии.​​ 
• Умение создавать контент в Canva, Adobe или аналогичных платформах.​​ 
• Умение создавать этикетки и именные бейджи, а также выполнять слияние почты.​​ 
• Отличные организаторские, коммуникативные и межличностные навыки.​​ 
• Общительный человек с искренним желанием общаться и сотрудничать с другими.​​ 
• Способность сохранять концентрацию, эффективность и результативность в динамичной среде с частыми перерывами.​​ 
• Высокие навыки решения проблем и внимание к деталям.​​ 

Предпочтительные квалификации​​ 

• Предпочтительно наличие степени бакалавра или младшего специалиста.​​ 

График работы​​ 

С понедельника по пятницу,​​ 

RM UNIT: JBM​​