HSA PST Office поддержка & служба поддержки TRN

Описание вакансии​​ 

Название вакансии: Стажер государственной службы - поддержка офиса & служба поддержки Трек

Классификация:             9910 – стажёр общественнойслужбы

Программа: Департамент социального обеспечения Сан-Франциско (SFHSA) - Программа подготовки государственных служащих (SWBL)

Тип занятости: временное освобождение (TEX) по разделу Устава 10.10416(b)

Код SOC:                     43-4171 – Администраторы и информационные клерки

Расписание:                     32 часов в неделю

Компенсация:26долларов .28 в час

Продолжительность:  6 – 12 месяцев

Местонахождение: Центры HSA по оказанию услуг, информационные центры по трудоустройству или определенные офисы программ

Программа: Программа обучения государственной службе (PST) – Субсидируемое обучение на рабочем месте (SWBL)

Краткое описание должности OST

Под непосредственным руководством офисная поддержка & служба поддержки Стажер участвует в структурированном, В рамках Департамента социального обеспечения Сан-Франциско (SFHSA) стажер участвует в структурированном и контролируемом обучении на месте (OST), чтобы получить базовый опыт в службе поддержки, работы в офисе, канцелярской поддержки и административной помощи в сфере общественных гуманитарных услуг. Участники помогают сотрудникам программы в приеме, поддержке, навигации клиентов, административных функциях, вводе данных, подготовке семинаров, а также в общих офисных операциях по поддержке программ социальной помощи и льгот.

Роль делает акцент на развитии структурированных навыков, согласованных с моделью обучения на работе (SWBL), интегрируя контролируемый опыт работы с целями обучения, основанного на компетенциях.

Участники не определяют право на, не управляют делами и не оказывают самостоятельных услуг по ведению дел. Все обязанности выполняются под непосредственным руководством назначенных сотрудников.

Этот курс готовит участников к работе на начальных должностях в службе поддержки, приемной, офисной поддержке, канцелярском администрировании и административной помощи в государственном и частном секторах.

Примеры обязанностей

·        Встречайте клиентов, гостей и участников профессионально и дружелюбно.

·        Предоставлять общую информацию о государственной поддержке и услугах по развитию рабочей силы с использованием утверждённых информационных материалов.

-        Помогайте клиентам с фойе и направляйте их к соответствующему персоналу или в соответствующие зоны обслуживания.

-        Отвечать на телефонные звонки и отвечать на рутинные запросы, передавая право на или конкретные вопросы уполномоченным сотрудникам.

·        Помогайте участникам с базовой навигацией по онлайн-сервисным системам, включая навигацию по киоскам и инструкции по загрузке.

-        поддержка клиентов при работе с формами и документами путем предоставления основных рекомендаций по процедурам заполнения.

·        Помогайте персоналу с подготовкой к семинару, включая организацию материалов, подготовку листов для регистрации и поддержку в организации комнаты.

·        Выполнять базовые задачи по вводу данных и отслеживанию документов с использованием утверждённых офисных систем.

·        Поддерживать и организовывать программные материалы, дисплеи ресурсов и офисные файлы.

·        Помогайте с сканированием, печатью, копированием и архивированием документов.

-        поддержка деятельности Информационного центра занятости (ИЦЗ) путем оказания участникам помощи в доступе к компьютерам, принтерам и ресурсам для поиска работы.

·        Помогайте поддерживать организованные офисные материалы и инвентаризацию ресурсов.

-        поддержка позитивного фойе потока и профессиональной службы поддержки среды.

·        Сохраняйте конфиденциальность и правильное обращение с информацией участников при поддержке офисных операций.

Цели обучения SWBL и основные компетенции

Этот трек SWBL следует структурированной модели развития навыков, которая интегрирует практический OST, развитие компетенций и оценку руководителей.

1. Служба поддержки & Front Office Operations

·        Участники развивают вводные навыки в следующих областях:

·        Профессиональные процедуры приветствия и приёма

·        Связь с ресепшеном и помощь посетителям

-        Служба поддержки этикета и взаимодействия с общественностью

·        Направление клиентов к соответствующим услугам и персоналу

·        Поддержка гостеприимных и доступных сервисных сред

2. Административная и канцелярская поддержка

Участники получат опыт в следующих областях:

·        Процедуры канцелярского офиса и административные рабочие процессы

·        Архивирование, организация документов и управление документами

·        Подготовка информационных и программных материалов

-        Планирование назначений, поддержка и координация работы офиса.

·        Основы управления офисными товарами и ресурсами

3. Цифровая грамотность и ввод данных

·        Участники получат возможность познакомиться с:

·        Базовый ввод данных и отслеживание информации

-        Средства поддержки онлайн-навигации по сервисам

·        Офисное программное обеспечение для продуктивности, используемое в общественных сервисах

·        Сканирование документов, печать и обработка цифровых файлов

·        Практики организации электронных записей

4. Готовность к работе и навыки трудоустройства

Участники будут усилять:

·        Профессиональное общение и командная работа

·        Управление временем и приоритеты задач

·        Надёжность, подотчётность и профессионализм на рабочем месте

·        Следование процедурам на рабочем месте и руководящим инструкциям

·        Адаптивность в условиях государственной службы

5. Стандарты конфиденциальности, соблюдения требований и государственной службы

·        Участники получат осведомленность о:

·        Требования к конфиденциальности и конфиденциальности

·        Правильное обращение с конфиденциальными документами и информацией о клиентах

·        Ожидания и стандарты соответствияна рабочих местах в государственном секторе

·        Обязанности работника службы по чрезвычайным ситуациям (DSW )

·        Обязательная осведомлённость о репортёрах и этика на рабочем месте

Физические требования и рабочая среда

·        Способность долго сидеть или стоять во время выполнения офисных обязанностей

·        Частое взаимодействие с клиентами, персоналом и участниками программы

·        Использование компьютеров, принтеров, сканеров, телефонов и офисного оборудования

·        Работа, выполняемая в офисе государственных социальных служб

·        Должны соблюдать стандарты конфиденциальности и процедуры безопасности на рабочем месте

Получение и предоставление надзора

Прямое руководство: Руководитель программы / Супервайзер принимающей площадки

Надзор за программой: SFHSA PST-координатор (обеспечение соблюдения требований SWBL и развитие участников)

Право на участие в программе

-        Должны соответствовать всем требованиям программы PST и быть направлены в рамках утвержденного процесса развития трудовых ресурсов или службы занятости.

·        Должны соблюдать стандарты участия в программе PST, включая посещаемость, участие в обучении, встречи с руководителями и завершение оценки.

Завершение программы и карьерные пути

После успешного завершения программы поддержки офиса & служба поддержки SWBL Track, стажеры могут иметь право на должности начального уровня, такие как:

·        Администратор

·        Офисный клерк

·        Административный помощник

-        Служба поддержки Представителя

·        Администратор на ресепшене

-        Программная поддержка Ассистент

·        1404 Клерк или аналогичные городские канцелярские классификации (где применимо)

-        Сравнимые начальные должности службы поддержки и административной поддержки в государственном или частном секторе.

Этот курс соответствует SOC 43-4171 - Receptionists and Information Clerks, подготавливая участников к устойчивому карьерному росту в службе поддержки, офисном администрировании, фронт-офисных операциях и профессиях с административной поддержкой.

Графики варьируются — требуется гибкость — окончательный график назначается при найме

Нужно быть гибким, так как график может меняться