HSA PST Office Hỗ trợ và dịch vụ khách hàng TRN

Mô tả công việc​​ 

Chức vụ:                       Thực tập sinh Dịch vụ Công – Hỗ trợ Hỗ trợ Văn phòng & Dịch vụ khách hàng Theo dõi

Phân loại: -             9910 Thực tập sinh dịch vụ công

Chương trình:                      Cơ Quan Dịch Vụ Nhân Sinh San Francisco (SFHSA) – Chương trình Đào tạo Dịch vụ Công (SWBL)

Loại việc làm:  Miễn tạm thời (TEX) theo Điều lệ 10.104.16(b)

Mã SOC:                     43- -4171 Nhân viên lễ tân và nhân viên thông tin

Lịch trình:                     32 giờ mỗi tuần

Lương thưởng:          $26.28 mỗi giờ

Thời lượng:                     6 - 12 tháng

Địa điểm:                      HSA Trung Tâm Dịch việc, Trung tâm Thông tin Việc làm hoặc các văn phòng chương trình được chỉ định.

Chương trình: Chương trình                      Đào tạo Dịch vụ Công (PST) - Theo dõi Học tập dựa trên công việc được trợ cấp (SWBL)

Tóm tắt vị trí OST

Dưới sự giám sát trực tiếp, Thực tập sinh Hỗ trợ Sự hỗ trợ & Dịch vụ khách hàng Văn phòng tham gia vào Chương trình Đào tạo Tại chỗ (OST) có cấu trúc và giám sát trong các văn phòng của chương trình Cơ Quan Dịch Vụ Nhân Sinh San Francisco (SFHSA) để tích lũy kinh nghiệm cơ bản về Dịch vụ khách hàng, hoạt động văn phòng, hỗ trợ sự kiện văn phòng và hỗ trợ hành chính trong môi trường dịch vụ con người công cộng. Những người tham gia hỗ trợ nhân viên chương trình với Sự hỗ trợ tiếp tân, hỗ trợ điều hướng khách hàng, các chức năng hành chính, hỗ trợ nhập dữ liệu, các hoạt động chuẩn bị hội thảo và các hoạt động văn phòng chung hỗ trợ sự hỗ trợ công cộng và các dịch vụ chương trình Phúc lợi.

Vai trò nhấn mạnh phát triển kỹ năng có cấu trúc phù hợp với mô hình Học tập dựa trên công việc có cấu trúc (SWBL), tích hợp kinh nghiệm làm việc có giám sát với các mục tiêu đào tạo dựa trên năng lực.

Người tham gia không quyết định đủ điều kiện, quản lý khối lượng công việc hoặc cung cấp các dịch vụ quản lý ca bệnh độc lập. Tất cả các nhiệm vụ đều được thực hiện dưới sự giám sát trực tiếp của nhân viên được phân công.

Chương trình đào tạo này chuẩn bị cho học viên các vị trí cấp thấp trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng, lễ tân, sự hỗ trợ văn phòng, quản lý hành chính và trợ lý hành chính trong môi trường khu vực công và tư.

Ví dụ về nhiệm vụ

·        Chào đón khách hàng, khách truy cập và người tham gia một cách chuyên nghiệp và thân thiện.

·        Cung cấp thông tin chung về hỗ trợ công cộng và các dịch vụ phát triển lực lượng lao động bằng cách sử dụng các tài liệu thông tin đã được phê duyệt.

·        Hỗ trợ khách hàng sử dụng Sảnh và hướng dẫn họ đến đúng nhân viên hoặc khu vực dịch vụ.

·        Trả lời điện thoại và giải đáp các thắc mắc thông thường, đồng thời chuyển các câu hỏi về đủ điều kiện hoặc trường hợp cụ thể cho nhân viên có thẩm quyền.

·        Hỗ trợ người tham gia điều hướng cơ bản của các hệ thống dịch vụ trực tuyến, bao gồm điều hướng kiosk và hướng dẫn tải lên.

·        Sự hỗ trợ khách hàng hoàn thiện các biểu mẫu và giấy tờ bằng cách cung cấp hướng dẫn cơ bản về quy trình hoàn thành.

·        Hỗ trợ nhân viên với các hoạt động chuẩn bị hội thảo bao gồm tổ chức tài liệu, chuẩn bị tờ đăng nhập và hỗ trợ thiết lập phòng.

·        Thực hiện các hoạt động nhập dữ liệu cơ bản và theo dõi tài liệu bằng cách sử dụng các hệ thống văn phòng đã được phê duyệt.

·        Du y trì và tổ chức tài liệu chương trình, hiển thị tài nguyên và tệp văn phòng.

·        Hỗ trợ các hoạt động quét, in, sao chép và nộp tài liệu.

·        Sự hỗ trợ hoạt động của Trung tâm Thông tin Việc làm (EIC) bằng cách giúp người tham gia tiếp cận máy tính, máy in và các nguồn tài liệu tìm kiếm việc làm.

·        Hỗ trợ duy trì các khu vực cung cấp văn phòng và kiểm kê tài nguyên có tổ chức.

·        Hỗ trợ dòng sản phẩm tích cực và môi trường phục vụ khách hàng chuyên nghiệp.

·        Du y trì tính bảo mật và xử lý hợp lý thông tin người tham gia đồng thời hỗ trợ các hoạt động văn phòng.

Mục tiêu đào tạo SWBL và năng lực cốt lõi

Theo dõi SWBL này tuân theo mô hình tiến bộ kỹ năng có cấu trúc tích hợp OST thực hành, phát triển năng lực và đánh giá người giám sát.

1. Dịch vụ khách hàng & Hoạt động lễ tân

·        Người tham gia sẽ phát triển kỹ năng giới thiệu trong:

·        Thủ tục chào đón chuyên nghiệp

·        Giao tiếp tại quầy lễ tân và hỗ trợ du khách

·        Dịch vụ nghi thức khách hàng và tương tác công cộng

·        Hướng dẫn khách hàng đến các dịch vụ và nhân viên phù hợp

·        Hỗ trợ môi trường dịch vụ thân thiện và dễ tiếp cận

2. Hỗ trợ hành chính và văn thư

Người tham gia sẽ tích lũy kinh nghiệm trong:

·        Thủ tục văn phòng văn phòng và quy trình công việc hành chính

·        N ộp hồ sơ, tổ chức tài liệu và quản lý hồ sơ

·        Chuẩn bị tài liệu thông tin và chương trình

·        Lên lịch hẹn Sự hỗ trợ và điều phối văn phòng

·        Cung cấp văn phòng cơ bản và quản lý tài nguyên

3. Kiến thức kỹ thuật số và nhập dữ liệu

·        Người tham gia sẽ được tiếp xúc với:

·        Nh ập dữ liệu cơ bản và theo dõi thông tin

·        Điều hướng dịch vụ trực tuyến Các công cụ hỗ trợ hỗ trợ

·        Phần mềm năng suất văn phòng được sử dụng trong môi trường dịch vụ công cộng

·        Qu ét tài liệu, in và xử lý tệp kỹ thuật số

·        Thực hành tổ chức hồ sơ điện tử

4. Sẵn sàng làm việc & Kỹ năng tuyển dụng

Những người tham gia sẽ tăng cường:

·        Giao tiếp chuyên nghiệp và làm việc theo nhóm

·        Quản lý thời gian và ưu tiên nhiệm vụ

·        Độ tin cậy, trách nhiệm giải trình và tính chuyên nghiệp tại nơi làm việc

·        Thực hiện theo các thủ tục tại nơi làm việc và hướng dẫn giám sát

·        Khả năng thích ứng trong môi trường làm việc dịch vụ công

5. Tiêu chuẩn bảo mật, tuân thủ và dịch vụ công

·        Người tham gia sẽ nhận thức về:

·        Yêu cầu bảo mật và quyền riêng tư

·        X ử lý đúng các tài liệu nhạy cảm và thông tin khách hàng

·        Kỳ vọng nơi làm việc của khu vực công và các tiêu chuẩn tuân thủ

· Tr ách        nhiệm của Nhân viên Dịch vụ Thiên tai (DSW)

·        Nhận thức bắt buộc của phóng viên và đạo đức nơi làm việc

Yêu cầu vật lý và môi trường làm việc

·        Khả năng ngồi hoặc đứng trong thời gian dài trong khi thực hiện các nhiệm vụ văn phòng

·        Tương tác thường xuyên với khách hàng, nhân viên và người tham gia chương trình

·        Sử dụng máy tính, máy in, máy quét, điện thoại và thiết bị văn phòng

·        Công việc được thực hiện trong môi trường văn phòng dịch vụ con người công cộng

·        Phải tuân theo các tiêu chuẩn bảo mật và quy trình an toàn nơi làm việc

Giám sát nhận và trao

Giám sát trực tiếp: Giám sát chương trình/Giám sát trang web chủ nhà

Giám sát chương trình: SFHSA PST Liaison (đảm bảo tuân thủ SWBLvà phát triển người tham gia)

Đủ điều kiện và tham gia chương trình

·        Phải đáp ứng tất cả các yêu cầu của Chương trình PST Đủ điều kiện và được giới thiệu thông qua quy trình phát triển lực lượng lao động hoặc Dịch vụ làm việc đã được phê duyệt.

·        Phải tuân thủ các tiêu chuẩn tham gia Chương trình PST, bao gồm tham dự, tham gia đào tạo, các cuộc họp giám sát và hoàn thành đánh giá.

Hoàn thành chương trình và lộ trình nghề nghiệp

Sau khi hoàn thành thành công Lộ trình SWBL Hỗ trợ sự kiện & Dịch vụ khách hàng Office, học viên có thể Đủ điều kiện cho các vai trò cấp độ đầu vào như:

·        Nhân viên lễ tân

·        Thư ký văn phòng

·        Tr ợ lý hành chính

·        Đại diện phục vụ khách hàng

·        Nhân viên lễ tân

·        Trợ lý hỗ trợ chương trình

·        1404 Thư ký hoặc phân loại văn thư Thành phố tương đương (nếu có)

·        Có thể so sánh được ở cấp độ đầu vào Dịch vụ khách hàng và hành chính Các vai trò hỗ trợ Sự hỗ trợ trong môi trường khu vực công hoặc tư nhân

Khóa đào tạo này phù hợp với SOC 43-4171 – Nhân viên lễ tân và nhân viên thông tin, chuẩn bị cho người tham gia những con đường sự nghiệp bền vững trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng, quản trị văn phòng, vận hành lễ tân và các công việc hành chính hỗ trợ.

Lịch trình Khác nhau - Cần có tính linh hoạt - Lịch trình cuối cùng được chỉ định khi thuê

Phải linh hoạt vì lịch trình có thể thay đổi