HSA PST Oficina Apoyo & Atención al cliente TRN

Descripción del puesto​​ 

Título del puesto: Becario de Servicio Público – Vía de Apoyo de Oficina y Atención al cliente

Clasificación:             9910 – Aprendiz de Servicio Público

Programa: Agencia de Servicios Humanos de Santo Francisco (SFHSA) – Programa de Formación en Servicio Público (SWBL)

Tipo de empleo: Exento temporal (TEX) según la Sección 10.104.16(b) de la Carta

Código SOC:                     43-4171 – Recepcionistas y auxiliares de información

Horario:                     32 horas por semana

Compensación:26$.28 por hora

Duración:  6 – 12 meses

Ubicación: HSA Centros de servicio, Centros de Información Laboral u oficinas de programas designadas

Programa: Programa de Formación en Servicio Público (PST) – Itinerario de Aprendizaje Basado en el Trabajo Subvencionado (SWBL)

Resumen de la posición de la banda sonora

Bajo supervisión directa, el Becario de Apoyo y Atención al cliente participa en formación en sitio estructurada y monitorear dentro de las oficinas del programa de la Agencia de Servicios Humanos de Santo Francisco (SFHSA) para adquirir experiencia básica en Atención al cliente, operaciones de oficina, apoyos administrativos y asistencia administrativa dentro de un entorno público de servicios humanos. Los participantes ayudan al personal del programa con la recepción del Apoyo, asistencia en la navegación del cliente, funciones administrativas, introducción de datos Apoyo, actividades de preparación de talleres y operaciones generales de oficina que Apoyo ofrece asistencia pública y servicios del programa Beneficios.

El puesto enfatiza el desarrollo estructurado de habilidades alineado con el modelo de Aprendizaje Estructurado Basado en el Trabajo (SWBL), integrando la experiencia laboral monitorear con objetivos de formación basados en competencias.

Los participantes no determinan la elegibilidad, no gestionan las cargas de trabajo ni ofrecen servicios independientes de gestión de casos. Todas las tareas se realizan bajo la supervisión directa del personal asignado.

Esta vía de formación prepara a los participantes para puestos de nivel inicial en Atención al cliente, recepción, Apoyo de oficina, administración administrativa y asistencia administrativa en entornos públicos y privados.

Ejemplos de funciones

·        Saluda a clientes, visitantes y participantes de manera profesional y acogedora.

·        Proporcionar información general sobre servicios de asistencia pública y desarrollo de la fuerza laboral empleando materiales informativos aprobados.

·        Ayuda a los clientes con la navegación en Vestíbulo y dirige a las personas hacia el personal o las áreas de servicio adecuadas.

·        Contesta al teléfono y responde a consultas rutinarias mientras remites Elegibilidad o preguntas específicas al personal autorizado.

·        Ayudar a los participantes con la navegación básica de los sistemas de servicios en línea, incluyendo la navegación de quioscos e instrucciones de subida.

·        Apoya a los clientes con formularios y documentos proporcionando orientación básica sobre los procedimientos de finalización.

·        Ayudar al personal con las actividades de preparación del taller, incluyendo la organización de materiales, la preparación de hojas de registro y el apoyo a la preparación de las salas.

·        Realizar actividades básicas de introducción de datos y seguimiento de documentos empleando sistemas de oficina aprobados.

·        Mantener y organizar los materiales del programa, las pantallas de recursos y los archivos de oficina.

·        Ayuda con las actividades de digitalización, impresión, copia y archivo de documentos.

·        El Centro de Información Laboral (EIC) de Apoyo funciona ayudando a los participantes a acceder a computadoras, impresoras y recursos para la búsqueda de empleo.

·        Ayuda a mantener áreas organizadas de material de oficina y de inventario.

·        Apoyo positivo Vestíbulo flow y entornos profesionales de Atención al cliente.

·        Mantener la confidencialidad y el manejo adecuado de la información de los participantes mientras apoyan las operaciones de la oficina.

Objetivos de formación y competencias básicas de SWBL

Esta vía SWBL sigue un modelo estructurado de progresión de habilidades que integra OST práctica, desarrollo de competencias y evaluación del supervisor.

1. Atención al cliente y Operaciones de Oficina Principal

·        Los participantes desarrollarán habilidades introductorias en:

·        Procedimientos profesionales de bienvenida y recepción

·        Comunicación en recepción y asistencia al visitante

·        Atención al cliente etiqueta e interacción pública

·        Dirigir a los clientes hacia los servicios y el personal adecuados

·        Apoyo a entornos de servicio acogedores y accesibles

2. Apoyo administrativo y administrativo

Los participantes adquirirán experiencia en:

·        Procedimientos de oficina administrativa y flujos de trabajo administrativos

·        Archivo, organización de documentos y gestión de registros

·        Preparación de materiales informativos y de programas

·        Apoyo para la programación de citas y coordinación de oficina

·        Gestión básica de material de oficina y recursos

3. Alfabetización digital y entrada de datos

·        Los participantes tendrán exposición a:

·        Entrada básica de datos y seguimiento de información

·        Navegación de servicios en línea Herramientas de apoyo

·        Software de productividad de oficina empleado en entornos de servicio público

·        Escaneo de documentos, impresión y manejo de archivos digitales

·        Prácticas de organización de registros electrónicos

4. Preparación para el Trabajo y Habilidades de Empleabilidad

Los participantes fortalecerán:

·        Comunicación profesional y trabajo en equipo

·        Gestión del tiempo y priorización de tareas

·        Fiabilidad, responsabilidad y profesionalidad en el lugar de trabajo

·        Seguir los procedimientos laborales y las instrucciones de supervisión

·        Adaptabilidad dentro de los entornos laborales del servicio público

5. Confidencialidad, cumplimiento y normas de servicio público

·        Los participantes tomarán conciencia sobre:

·        Requisitos de confidencialidad y privacidad

·        Manejo adecuado de documentos sensibles e información de clientes

·        Expectativas y estándares de cumplimiento en el sector gubernamental en el entorno laboral

·        Responsabilidades del Trabajador de Servicios de Desastres (DSW)

·        Concienciación sobre el Denunciante Obligatorio y ética laboral

Requisitos físicos y entorno de trabajo

·        Capacidad para sentar o estar de pie durante largos periodos mientras realizo tareas de oficina

·        Interacciones frecuentes con clientes, personal y participantes del programa

·        Uso de computadoras, impresoras, escáneres, teléfonos y equipos de oficina

·        Trabajo realizado en un entorno público de servicios humanos

·        Debe seguir los estándares de confidencialidad y los procedimientos de seguridad en el trabajo

Supervisión recibida y dada

Supervisión directa: Supervisor de programa / Supervisor del sitio anfitrión

Supervisión del programa: Enlace PST de la SFHSA (cerciorando el cumplimiento de SWBL y el desarrollo de los participantes)

Elegibilidad y participación en programas

·        Debe cumplir todos los requisitos de elegibilidad al Programa PST y ser derivado a través de un proceso aprobado de desarrollo de la fuerza laboral o Servicios para encontrar empleo.

·        Debe cumplir con los estándares de participación en el Programa PST, incluyendo asistencia, participación en formaciones, reuniones con supervisores y finalización de evaluaciones.

Finalización del Programa y Trayectoria Profesional

Tras completar con éxito la vía Office Apoyo & Atención al cliente SWBL, los alumnos pueden Calificar para puestos de nivel inicial como:

·        Recepcionista

·        Secretario de oficina

·        Asistente Administrativo

·        Atención al cliente Representative

·        Recepcionista en recepción

·        Asistente de Apoyo de Programa

·        1404 Clasificaciones administrativas de Secretario o de la ciudad comparables (cuando proceda)

·        Roles comparables de Atención al cliente y administrativo en entornos públicos o privados

Esta formación está alineada con SOC 43-4171 – Recepcionistas y Auxiliares de Información, preparando a los participantes para trayectorias profesionales sostenibles en Atención al cliente, administración de oficina, operaciones de recepción y ocupaciones administrativas de Apoyo.

Horarios varían -- se requiere flexibilidad -- Horario final asignado al momento de la contratación

Debe ser flexible porque el horario puede cambiar