ПОМОЩНИК ПО ОПЕРАЦИЯМ (FT)​​ 

Помощник по операционной деятельности обеспечивает служба поддержки клиентов, соискателей, жильцов, поставщиков и гостей. Помощник по операционной деятельности оказывает поддержку отделам управления недвижимостью, заселения и соблюдения нормативных требований, бухгалтерского учета и операционной деятельности и подчиняется непосредственно офис-менеджеру.​​ 

Обязанности:​​ 

После 60 месяцев обучения новый сотрудник должен уметь выполнять следующие задачи:​​ 

ЕЖЕДНЕВНО:​​ 

• Проверьте чистоту и общую безопасность офисных помещений и парковочной зоны, а также убедитесь, что на специально отведенных местах припаркованы только авторизованные автомобили.​​ 

• Сообщайте о перегоревших лампочках и необходимости проведения ремонтных работ руководителю отдела эксплуатации зданий.​​ 

• Вести ежедневный журнал учета посещаемости.​​ 

• Проверить и пополнить запасы всех необходимых офисных бланков.​​ 

• Проверьте и пополните запасы всех канцелярских принадлежностей.​​ 

• Проверьте и пополните запасы кухонных и ванных принадлежностей.​​ 

• Проверьте сейф и передайте результаты проверки соответствующему персоналу.​​ 

• Оказывать помощь в обслуживании копировального аппарата, факсимильного аппарата, почтового счетчика и пишущих машинок. Проверьте все оборудование. При необходимости заправляйте тонер.​​ 

• Следите за состоянием картриджей с тонером для компьютеров.​​ 

• Пополнить запасы объявлений о вакансиях и информации о жилье в приемной.​​ 

• Проверьте почтовый автомат. Убедитесь, что у нас достаточно почтовых марок и почтовых отправлений.​​ 

• Обработка входящей и исходящей корреспонденции.​​ 

• Обработка процесса распространения факсов.​​ 

• Обработка внутренней маршрутизации почты.​​ 

• Отвечать на входящие телефонные звонки.​​ 

• Приветствовать и помогать посетителям (общаться со всеми вежливо и профессионально).​​ 

Еженедельно:​​ 

• Проведите инвентаризацию канцелярских принадлежностей.​​ 

• Организуйте уборку холодильника.​​ 

• Проверять и поддерживать актуальность информации на информационных досках для персонала/сотрудников.​​ 

• Следить за состоянием и исправностью аптечки первой помощи.​​ 

• Контроль за системой сигнализации и огнетушителями.​​ 

ЕЖЕМЕСЯЧНО:​​ 

• Закажите канцелярские принадлежности.​​ 

• Распространить счета за телефонные услуги CMC.​​ 

• Использование бланков для закрытия счетов, а также почтовых расходов.​​ 

• Поддерживать расписание отправки сообщений и проверять запросы.​​ 

НЕПРЕРЫВНЫЙ:​​ 

• Контроль и ведение журнала учета транспортных средств CMC.​​ 

• Организуйте курьерскую доставку.​​ 

• Оказывать помощь отделу по вопросам заселения в решении вопросов, связанных с заселением, в соответствии с поручениями.​​ 

• Учитывать арендную плату, подготавливать квитанции и депозиты для распределенных объектов недвижимости в соответствии с поручениями.​​ 

• Выполнять другие административные и оперативные задачи по поручению руководителя офиса.​​ 

Минимальные квалификационные требования:​​ 

• 2 Опыт работы в качестве административного помощника не менее 0 лет.​​ 

• Минимум 1 лет опыта работы в сфере службы поддержки.​​ 

• Устное и письменное понимание и выражение мыслей – Способность слушать, понимать и говорить так, чтобы другие могли понимать идеи и информацию, представленные в устной форме. Необходимо уметь отличать звуки, издаваемые аварийно-спасательной техникой, от других звуков окружающей среды. Умение читать и понимать, излагать информацию и идеи в письменной форме таким образом, чтобы другие могли их понять.​​ 

• Чувствительность к проблемам/Дедуктивное мышление — способность определять, когда что-то не так или может пойти не так, а затем применять общие правила к конкретным проблемам для получения логичных ответов. Используйте логику и рассуждения, чтобы определить сильные и слабые стороны альтернативных решений, выводов или подходов к проблемам, а также оцените относительные затраты и выгоды потенциальных действий, чтобы выбрать наиболее подходящее.​​ 

• Математические навыки — умение складывать, вычитать, умножать и делить целые числа, дроби и десятичные числа. Умение вычислять скорость, соотношение и проценты.​​ 

• Умение составлять письменную корреспонденцию, отчеты и документацию.​​ 

• Уверенное владение пакетом программ Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).​​ 

ТРЕБОВАНИЯ К ФИЗИЧЕСКОЙ ПОДГОТОВКЕ:​​ 

• Должен уметь концентрироваться, несмотря на постоянные перерывы, и выполнять задачи более 60 минут подряд.​​ 

• Иногда может поднимать предметы весом 0 10 фунтов, толкать предметы 20 весом 1 фунт.​​ 

• Умение работать с несложным офисным оборудованием и компьютером.​​ 

• Требуется умение выполнять повторяющиеся движения кистями, запястьями и пальцами для работы с клавиатурой и открывания/закрывания ящиков.​​ 

• Может включать в себя способность находиться в сидячем положении в течение длительного времени, в том числе длительное воздействие экранов компьютеров.​​ 

• Может потребоваться возможность поездок в другие офисы CMC.​​ 

Льготы: 401K, медицинское страхование, страхование жизни, стоматологическое страхование, страхование зрения, отпуск, больничные, программа помощи сотрудникам (EAP).​​ 

График работы: с понедельника по пятницу; 8до5 .​​ 

RM BAR UNIT: JL​​