ASISTENTE DE OPERACIONES A TIEMPO COMPLETO​​ 

El/La asistente de operaciones brinda Atención al cliente a clientes, solicitantes, residentes, proveedores e invitados. El/La asistente de operaciones brinda apoyo a las funciones de los departamentos de administración de propiedades, ocupación y cumplimiento, contabilidad y operaciones, y reporta directamente al/a la gerente de oficina.​​ 

Funciones:​​ 

Tras 6mes de formación, el nuevo empleado debería ser capaz de realizar:​​ 

DIARIO:​​ 

• Revisar la oficina y el parqueadero para comprobar la limpieza y la seguridad general, y que solo los autos autorizados estén parqueados en los espacios designados.​​ 

• Informar al Supervisor de Instalaciones sobre bombillos quemados y mantenimiento necesario.​​ 

• Mantener un registro diario de asistencias.​​ 

• Revisar y reponer todos los formularios necesarios de la oficina.​​ 

• Revisar y reponer todos los suministros de oficina.​​ 

• Revisar y reabastecer los suministros de cocina y baño.​​ 

• Revisar las comprobaciones seguras y reenviar al personal correspondiente.​​ 

• Ayudar a mantener fotocopiadora, fax, contador de franqueo y máquinas de escribir. Revisa todo el equipo. Rellena el tóner cuando sea necesario.​​ 

• Mantener los tóneres para computadoras.​​ 

• Reponer anuncios de empleo e información sobre viviendas en la zona de recepción.​​ 

• Revisa el franqueo. Cerciórate de que tengamos suficiente franqueo y sellos.​​ 

• Procesar el correo entrante y saliente.​​ 

• Procesar la distribución de fax.​​ 

• Procesar el enrutamiento interno del correo.​​ 

• Responder llamadas entrantes.​​ 

• Saludar y asistir a los visitantes (comunicar de manera cortés y profesional con todos).​​ 

SEMANAL:​​ 

• Hacer inventario de material de oficina.​​ 

• Organizar la limpieza de la nevera.​​ 

• Revisar y mantener los tableros comunitarios y de personal.​​ 

• Monitorear y mantener el BOTIQUÍN.​​ 

• Monitorizar el sistema de alarma y los extinguidores.​​ 

MENSUAL:​​ 

• Pide material de oficina.​​ 

• Circular las facturas telefónicas de CMC.​​ 

• Uso de fichas y envíos de facturas.​​ 

• Mantener el calendario de mensajes y las solicitudes de comprobación.​​ 

EN CURSO:​​ 

• Monitorear y mantener el registro de vehículos de CMC.​​ 

• Organizar el servicio de mensajería.​​ 

• Asistir al departamento de ocupación con asuntos relacionados con la ocupación asignados.​​ 

• Publicar los alquileres y preparar recibos y depósitos para carteras dispersas del terreno según se asignen.​​ 

• Realizar otras tareas administrativas y operativas asignadas por el Gerente de Oficina.​​ 

Requisitos mínimos:​​ 

• 2 años o más de experiencia como asistente administrativo.​​ 

• Mínimo de 1 años de experiencia en atención al cliente.​​ 

• Comprensión y expresión oral y escrita – Capacidad para escuchar, comprender y hablar para que otros puedan comprender ideas e información presentadas verbalmente. Debe ser capaz de distinguir los sonidos emitidos por el equipo de emergencia de otros sonidos ambientales. Capacidad para leer y comprender, comunicar ideas informativas por escrito para que los demás lo entiendan.​​ 

• Sensibilidad ante los problemas/Razonamiento deductivo: Capacidad para detectar cuándo algo está mal o es probable que salga mal y, a continuación, aplicar reglas generales a problemas específicos para obtener respuestas coherentes. Emplee la lógica y el razonamiento para identificar las fortalezas y debilidades de las soluciones, conclusiones o enfoques alternativos a los problemas, y considere los costos y beneficios relativos de las acciones potenciales para elegir la más apropiada.​​ 

• Habilidades matemáticas: capacidad para sumar, restar, multiplicar y dividir, usando números enteros, fracciones y decimales. Capacidad para calcular tasa, ratio y porcentaje.​​ 

• Capacidad para generar correspondencia escrita, reportes y documentación.​​ 

• Dominio de la suite Microsoft Offices (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).​​ 

REQUISITOS FÍSICOS:​​ 

• Debe ser capaz de concentrar a pesar de las interrupciones constantes y atender tareas durante más de 60 minutos seguidos.​​ 

• Ocasionalmente puede levantar objetos de 10 libras, empujar objetos 20 libras.​​ 

• Capacidad para operar equipos ligeros de oficina y estación de trabajo informática.​​ 

• Requiere la capacidad de realizar movimientos repetitivos de manos, muñecas y dedos para el uso del teclado y la apertura o cierre de cajones.​​ 

• Puede implicar la posibilidad de estar sentado durante largos periodos de tiempo, incluyendo una exposición prolongada a pantallas de computadora.​​ 

• Puede requerir la posibilidad de desplazar a otras ubicaciones de CMC.​​ 

Beneficios: 401K, Salud, Vida, Dental, Visión, vacaciones, baja por enfermedad, EAP​​ 

Horario: de lunes a viernes; 8a.m. a5p.m.​​ 

UNIDAD DE BARRA RM: JL​​