行政接待處-機密​​ 

本組織致力於改善我們社區居民的心理，精神和身體健康。我們的客戶涵蓋了面臨情緒危機、難以承受的生活困境以及遭受嚴重精神健康挑戰的各種個人和家庭。作為一個以健康和復原為導向的機構，我們的目標是根據我們社區的需求提供服務，而這些需求是由我們社區定義的。我們是由當地社區創建、服務當地社區的機構。​​ 

職位職責概述：​​ 

在財務總監的指導下，行政接待員（機密）負責辦公室電話協助，將客戶和訪客轉介到機構內的相應部門。他/她將透過親自拜訪和電話等方式，與整個機構的客戶、供應商和員工保持持續的互動。他/她作為團隊成員與其他專案人員合作，始終展現出專業和禮貌的態度。該職位需與其他經理和員工合作，開發、監控和維護與機構各個面向相關的系統。​​ 

職責與責任：​​ 

• 負責前台接待工作；在大容量、自動化、多線電話控制台上接收/轉接/準確記錄留言。維護最新的機構聯絡人名單。​​ 
• 迎接訪客，登記供應商和訪客資料。​​ 
• 操作電腦輸入/擷取資料；依指示列印日常信函/表格​​ 
• 對所有透過郵件收到的支票開立收據，並在送交財務處進行存款處理之前登入系統。​​ 
• 使用郵資計費器收取日常郵件；在橡樹街 1153 分揀郵件以便投遞；根據需要協助進行大宗郵件投遞。​​ 
• 文件維護；需具備字母數位檔案系統使用經驗。​​ 
• 負責行政營運所需物資的訂購和庫存管理。​​ 
• 視需要向其他管理程式提供備份文書支持/資料輸入。​​ 
• 能夠一絲不苟地完成多項任務，按時完成關鍵任務，並在關鍵時刻保持高度的組織性和專注力；注重細節，只需極少的監督。需要具備靈活性。​​ 
• 運用中級文字處理和電子表格技能，能夠對這些軟體進行格式化和整合，以產生報告和文件。​​ 
• 必須尊重在工作中處理的所有客戶/員工記錄/文件的保密性，並遵守所有 HIPAA 法規。​​ 
• 執行其他分配的任務。​​ 

知識、技能與能力：​​ 

• 高中畢業或同等學歷。優先考慮具有兩年（2）相關工作經驗的副學士學位，或具有三年（3）相關且逐步晉升的工作經驗者，以代替學位。​​ 
• 打字速度為每分鐘25 0-1 個單字；必須能夠展示打字技能。35​​ 
• 具備優秀的資料輸入技能，準確率高。​​ 
• 優秀的口頭和書面溝通能力；成熟的衝突解決能力​​ 
• 需具備專業形象。​​ 
• 願意接受全面的責任，以提供高水平的客戶服務。​​ 
• 嚴謹的紀律，能夠實施和維護各種系統和流程，以確保訊息有效率地傳遞給他人。​​ 
• 優秀的溝通能力，包括書面和口頭表達能力，無論是人際溝通或商務溝通。​​ 
• 具備高度的組織能力和注重細節，並對辦公流程有深入的了解。​​ 
• 熟練電腦操作、文字處理、電子表格系統。必須熟練 Microsoft Word 和 Microsoft Excel for Windows 系統。​​ 
• 能夠與來自不同背景的員工、客戶和社區成員合作。​​ 

福利：醫療，牙科，視力有限公司，人壽保險，PTO，FH​​ 

工作時間：週一至週五 8 : 30至下午5​​ 

RM BAR 單位：​​  HB​​