Административная приемная (конфиденциально)​​ 

Данная организация致力于 улучшению психологического, духовного и физического здоровья жителей нашего сообщества. Наши клиенты – это самые разные люди и семьи, столкнувшиеся с эмоциональными кризисами, непреодолимыми жизненными трудностями, а также те, кто испытывает серьезные и изнуряющие проблемы с психическим здоровьем. Наша цель как организации, ориентированной на оздоровление и восстановление, — предоставлять услуги, исходя из потребностей нашего сообщества, которые были определены самим сообществом. Мы — организация, созданная местным сообществом для местного сообщества.​​ 

КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ:​​ 

Под руководством директора по финансам административный секретарь (конфиденциально) отвечает за телефонную поддержку в офисе, направляя клиентов и посетителей в соответствующие отделы агентства. Он/она будет постоянно взаимодействовать с клиентами, поставщиками и сотрудниками Агентства лично и по телефону. Он/она работает в команде с другими сотрудниками программы и неизменно демонстрирует профессиональное и вежливое поведение. На этой должности необходимо сотрудничать с другими менеджерами и сотрудниками для разработки, мониторинга и поддержания систем, относящихся ко всем аспектам деятельности агентства.​​ 

ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТИ:​​ 

• Обеспечение работы стойки регистрации; прием/переадресация/передача точных сообщений на автоматизированной многоканальной телефонной консоли с большим объемом звонков. Поддерживайте актуальность списков контактов агентства.​​ 
• Приветствовать посетителей, регистрировать поставщиков и посетителей.​​ 
• Использовать компьютер для ввода/извлечения данных; печатать стандартную корреспонденцию/формы по указанию руководства.​​ 
• Выдавать квитанции на все чеки, полученные по почте, и регистрировать их в системе перед передачей в Финансовый отдел для обработки при зачислении на счет.​​ 
• Использовать почтовый счетчик для ежедневной почты; сортировать почту для доставки по адресу 1153 Оук-стрит; оказывать помощь в массовых рассылках по мере необходимости.​​ 
• Ведение документации; требуется опыт работы с буквенно-цифровой системой хранения документов.​​ 
• Заказ и поддержание запасов расходных материалов для административных нужд.​​ 
• При необходимости оказывать поддержку в выполнении канцелярских задач/вводе данных для других административных программ.​​ 
• Способность скрупулезно выполнять множество задач, соблюдать критически важные сроки и оставаться высокоорганизованным, сосредоточенным на работе в условиях жестких сроков; внимательность к деталям при минимальном контроле. Требуется гибкость.​​ 
• Используйте навыки работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами на среднем уровне, а также умение форматировать и интегрировать их для создания отчетов и документов.​​ 
• Необходимо соблюдать конфиденциальность всех клиентских/сотруднических записей/документов, обрабатываемых в ходе выполнения служебных обязанностей, и придерживаться всех правил HIPAA.​​ 
• Выполняйте другие поручения по мере необходимости.​​ 

ЗНАНИЯ, НАВЫКИ И СПОСОБНОСТИ:​​ 

• Оконченное среднее образование или эквивалент. Предпочтительно наличие степени младшего специалиста (AA) и двух (2) лет соответствующего опыта работы, или трех (3) лет соответствующего и последовательного опыта работы вместо степени.​​ 
• 25Скорость35 печати: 0-1 слов в минуту; необходимо продемонстрировать навыки печати.​​ 
• Отличные навыки ввода данных с высокой точностью.​​ 
• Высокий уровень навыков устной и письменной коммуникации; подтвержденные навыки разрешения конфликтов.​​ 
• Требуется профессиональный внешний вид.​​ 
• Готовность принять на себя полную ответственность за предоставление высококачественной службы поддержки.​​ 
• Дисциплина, необходимая для внедрения и поддержания систем и процедур, обеспечивающих эффективную передачу информации другим.​​ 
• Отличные навыки межличностного и делового общения, как письменного, так и устного.​​ 
• Высокий уровень организованности и внимания к деталям, подкрепленный глубоким знанием офисных процедур.​​ 
• Уверенное владение ПК, программами обработки текста и электронными таблицами. Необходимо продемонстрировать навыки работы с Microsoft Word и Microsoft Excel для Windows.​​ 
• Умение работать с сотрудниками, клиентами и членами сообщества из разных социальных слоев.​​ 

Льготы: медицинское, стоматологическое и офтальмологическое страхование, страхование от потери трудоспособности, страхование жизни, оплачиваемый отпуск, оплачиваемый домашний отпуск.​​ 

График работы : понедельник - пятница 8:30утра - 5вечера​​ 

Барная стойка RM:​​  ХБ​​