ASISTENTE ADMINISTRATIVA DE LA OFICINA PRINCIPAL​​ 

Somos unaorganización de desarrollo comunitario con una misión clara: fortalecer los vecindarios locales mediante viviendas asequibles, desarrollo económico, educación financiera y servicios comunitarios de apoyo desde hace más de 30 años. Nuestro centro ofrece a inquilinos, propietarios y posibles compradores orientación y herramientas que promuevenla estabilidad de la vivienda a largo plazo y el bienestar financierogeneral. El puesto de Asistente Administrativo de Recepción es el primer punto de contacto en la oficina principal, garantizando el buen funcionamiento diario y brindando un servicio al cliente y apoyo administrativo de alta calidad en un entorno dinámico y orientado a la misión.​​ 

RESUMEN DEL PUESTO​​ 

Esto es un Puesto permanente que incluye un periodo de capacitación 6meses. El/La asistente administrativo/a de recepción reporta al/a la supervisor/a designado/a y brinda apoyo administrativo y de oficina a varios departamentos de la organización. Como primer punto de contacto, esta persona es responsable de crear una experiencia positiva y profesional para visitantes, clientes, socios, proveedores y personas que llaman, a la vez que garantiza el buen funcionamiento de la oficina.​​ 

LO QUE APRENDERÁS Y DESARROLLARÁS​​ 

• Sistemas Administrativos y Operaciones de Oficina​​ 
• Apoyo y documentación para reuniones​​ 
• Gestión de Equipos de Oficina, Gestión de Suministros y Coordinación de Servicios​​ 
• Apoyo administrativo interdepartamental​​ 
• Desarrollo Profesional​​ 

Funciones del puesto:​​ 

• Sirve como primer punto de contacto saludando a los visitantes y dirigiéndolos al miembro del personal adecuado.​​ 
• Responde, filtra y dirige las llamadas entrantes de manera cortés y profesional.​​ 
• Gestionar la principal recepción de la organización, cerciorando un ambiente acogedor y profesional.​​ 
• Programa reuniones, citas y salas de conferencias.​​ 
• Coordina los calendarios y ayuda con la logística de las reuniones.​​ 
• Preparar correspondencia, formularios, reportes y otros documentos administrativos.​​ 
• Mantener los sistemas de archivo electrónico y en papel.​​ 
• Copia, escanea, imprime y organiza los documentos según se aplicar.​​ 
• Encarga y mantén el equipamiento, suministros e inventario de oficina.​​ 
• Coordinar el mantenimiento y las solicitudes de servicio del equipo.​​ 
• Recibir, clasificar y distribuir el correo entrante y las entregas.​​ 
• Ayuda con el correo saliente y el envío.​​ 
• Apoyar la introducción de datos y el mantenimiento de registros.​​ 
• Ayudar a los departamentos con proyectos especiales y asignaciones administrativas.​​ 
• Mantener la confidencialidad de la información sensible.​​ 
• Apoyar las operaciones de oficina y las funciones administrativas según sea necesario.​​ 
• Realizar otras tareas según se te asigne.​​ 

CLASIFICACIONES MÍNIMAS:​​ 

• Mínimo de un (1) año de experiencia trabajando en un entorno de oficina realizando tareas administrativas y de Atención al cliente similares.​​ 
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.​​ 
• Excelentes habilidades de atención al cliente y relaciones interpersonales.​​ 
• Dominio de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) y Google Workspace.​​ 
• Capacidad para gestionar múltiples prioridades manteniendo la precisión y la atención al detalle.​​ 
• Estables habilidades organizacionales y de gestión del tiempo.​​ 
• Capacidad para mantener la confidencialidad y ejercer un juicio sano.​​ 
• Cualidades personales de integridad, profesionalidad, fiabilidad y compromiso con la misión de la organización de servir a comunidades de ingresos bajos y moderados.​​ 

OTROS REQUISITOS:​​ 

• Se prefiere mucho la experiencia trabajando con comunidades diversas y poblaciones desfavorecidas.​​ 
• Las habilidades bilingües (español, cantonés u otros idiomas comúnmente hablados en Santo Francisco) son muy deseables.​​ 

Educación:​​ 

Se requiere diploma de secundaria o equivalente; Se prefiere título de asociado o superior.​​ 

Beneficios:​​ 

100% de cobertura de atención médica, seguro de vida, cuenta de gastos flexibles (FSA), planes de jubilación, tiempo de vacaciones y licencia por enfermedad.​​ 

HORARIO DE TRABAJO:​​ 

• De lunes a viernes, 35 horas a la semana, en oficina​​ 
• Ocasionalmente, puede ser necesario trabajar por las noches o los fines de semana para apoyar eventos de la organización o necesidades del negocio.​​ 

NOTA ESPECIAL:​​ 

Complete la solicitud de empleo luego de ser recomendado y envíe una carta de presentación que responda a las siguientes preguntas:​​ 

• Describe una habilidad o cualidad única que poseas y que te diferencie de otros candidatos para este puesto.​​ 
• ¿Qué tipo de experiencia tienes trabajando en comunidades de bajos ingresos de color y desempeñando funciones administrativas?​​ 
• ¿Por qué te interesa este puesto?​​ 

Unidad CN BAR: DN​​