ADMINISTRATIBONG KATULONG SA FRONT OFFICE​​ 

Kami ay isang organisasyong may misyon parasapag-unlad ng komunidad na nakatuon sa pagpapalakas ng mga lokal na kapitbahayan sa pamamagitan ng abot-kayang pabahay, pag-unlad ng ekonomiya, edukasyong pinansyal, at mga serbisyong pangkomunidad na sumusuporta sa loob ng mahigit 30 taon. Nagbibigay ang sentro nito ng gabay at mga kasangkapan sa mga nangungupahan, may-ari ng bahay, at mga potensyal na mamimili na nagtataguyod ng pangmatagalangkatatagan ng pabahay at pangkalahatang kapakanan sa pananalapi. Ang papel ng Front Office Administrative Assistant ang nagsisilbing unang punto ng kontak sa pangunahing opisina, tinitiyak ang maayos na pang-araw-araw na operasyon at nagbibigay ng mataas na kalidad na Customer service at administratibong Suporta sa isang mabilis at misyonadong kapaligiran.​​ 

BUOD NG POSISYON​​ 

Ito ay isang permanenteng posisyon na may kasamang 6-buwang panahon ng pagsasanay. Ang Front Office Administrative Assistant ay nag-uulat sa itinalagang superbisor at nagbibigay ng administratibo at suporta sa opisina sa iba't ibang departamento sa loob ng organisasyon. Bilang unang contact point para sa organisasyon, ang posisyong ito ang responsable sa paglikha ng positibo at propesyonal na karanasan para sa mga bisita, kliyente, partner, vendor, at tumatawag habang tinitiyak na maayos ang pang-araw-araw na operasyon ng opisina.​​ 

ANO ANG MATUTUTUHAN AT PAUNLARIN MO​​ 

• Mga Administratibong Sistema at Operasyon ng Opisina​​ 
• Suporta sa Pulong at Dokumentasyon​​ 
• Kagamitan sa Opisina, Pamamahala ng Suplay at Koordinasyon ng Serbisyo​​ 
• Suporta sa Administratibo sa Iba't ibang Departamento​​ 
• Propesyonal na Pag-unlad​​ 

Mga Tungkulin sa Trabaho:​​ 

• Magsilbing unang punto ng kontak sa pamamagitan ng pagbati sa mga bisita at pagtuturo sa kanila sa tamang kawani.​​ 
• Sagutin, i-screen, at i-route ang mga papasok na tawag sa telepono nang magalang at propesyonal.​​ 
• Pamahalaan ang pangunahing reception area ng organisasyon, tinitiyak ang isang magiliw at propesyonal na kapaligiran.​​ 
• Mag-iskedyul ng mga pulong, appointment, at conference room.​​ 
• I-coordinate ang mga kalendaryo at tumulong sa logistics ng mga meeting.​​ 
• Maghanda ng mga liham, form, ulat, at iba pang administratibong dokumento.​​ 
• Panatilihin ang mga elektronikong at papel na sistema ng pag-file.​​ 
• Kopyahin, i-scan, i-print, at ayusin ang mga dokumento ayon sa kahilingan.​​ 
• Mag-order at magpanatili ng kagamitan sa opisina, mga suplay, at imbentaryo.​​ 
• I-coordinate ang maintenance ng kagamitan at mga kahilingan sa serbisyo.​​ 
• Tanggapin, ayusin, at ipamahagi ang mga papasok na mail at delivery.​​ 
• Tumulong sa paglabas ng mail at pagpapadala.​​ 
• Suporta sa pagpasok ng datos at pagpapanatili ng rekord.​​ 
• Tumulong sa mga departamento sa mga espesyal na proyekto at administratibong gawain.​​ 
• Panatilihin ang pagiging kumpidensyal ng sensitibong impormasyon.​​ 
• Suportahan ang operasyon ng opisina at mga administratibong tungkulin kung kinakailangan.​​ 
• Gampanan ang iba pang tungkulin ayon sa itinalagang tungkulin.​​ 

MINIMUM NA KWALIPIKASYON:​​ 

• Hindi bababa sa isang (1) taon ng karanasan sa pagtatrabaho sa isang opisina na nagsasagawa ng katulad na administratibo at customer service na mga tungkulin.​​ 
• Mahusay na kasanayan sa pasalita at pasulat na komunikasyon.​​ 
• Malakas na customer service at kasanayan sa pakikipag-ugnayan.​​ 
• Kasanayan sa Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) at Google Workspace.​​ 
• Kakayahang pamahalaan ang maraming prayoridad habang pinananatili ang katumpakan at atensyon sa detalye.​​ 
• Malakas na kasanayan sa organisasyon at pamamahala ng oras.​​ 
• Kakayahang panatilihin ang pagiging kumpidensyal at gumamit ng matalinong paghatol.​​ 
• Mga personal na katangian ng integridad, propesyonalismo, pagiging maaasahan, at dedikasyon sa misyon ng organisasyon na pagsilbihan ang mga komunidad na mababa at katamtamang kita.​​ 

IBA PANG MGA KWALIPIKASYON:​​ 

• Mas mainam ang karanasan sa pagtatrabaho sa iba't ibang komunidad at mga populasyong kulang sa serbisyo.​​ 
• Ang bilingual skills (Spanish, Cantonese, o iba pang wikang karaniwang ginagamit sa San Francisco) ay lubos na kanais-nais.​​ 

Edukasyon:​​ 

Kinakailangan ang diploma sa High School o katumbas nito; Mas gusto ang associate's degree o mas mataas pa.​​ 

Mga Benepisyo:​​ 

100% coverage sa pangangalagang pangkalusugan, life insurance, Flexible Spending Account (FSA), mga plano sa pagreretiro, oras ng bakasyon, at sick leave.​​ 

ISKEDYUL NG TRABAHO:​​ 

• Lunes-Biyernes, 35 oras kada linggo, Sa opisina​​ 
• Maaaring kailanganin ang paminsan-minsang trabaho sa gabi o weekend upang suportahan ang mga organisasyonal na kaganapan o pangangailangan sa negosyo.​​ 

ESPESYAL NA PAALALA:​​ 

Kumpletuhin ang aplikasyon sa trabaho pagkatapos ng referral at magsumite ng cover letter na sumasagot sa mga sumusunod na tanong:​​ 

• Ilarawan ang isang natatanging kasanayan o katangian na taglay mo na nagtatangi sa iyo mula sa ibang kandidato para sa posisyong ito.​​ 
• Anong uri ng karanasan ang mayroon ka sa pagtatrabaho sa mga komunidad na may kulay na mababa ang kita, at sa pagtupad ng mga administratibong tungkulin?​​ 
• Bakit ka interesado sa posisyong ito?​​ 

CN BAR Unit: DN​​