TRỢ LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG​​ 

Chúng tôi là mộttổ chức phát triển cộng đồng theo sứ mệnh cam kết củng cố các khu dân cư địa phương thông qua nhà ở giá cả phải chăng, tiến bộ kinh tế, giáo dục tài chính và các dịch vụ cộng đồng hỗ trợ trong hơn 30 năm. Trung tâm của nó cung cấp cho người thuê nhà, chủ nhà và người mua tiềm năng hướng dẫn và công cụ thúc đẩysự ổn định nhà ở lâu dài vàhạnh phúctài chính nói chung. Vai trò Trợ lý Hành chính Front Office đóng vai trò là đầu mối liên hệ đầu tiên tại văn phòng chính, đảm bảo hoạt động hàng ngày trơn tru và cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng cao và hỗ trợ hành chính trong một môi trường có nhịp độ nhanh, định hướng nhiệm vụ.​​ 

TÓM TẮT VỊ TRÍ CÔNG VIỆC​​ 

Đây là một vị trí cố định bao gồm 6thời gian đào tạo -tháng. Trợ lý hành chính của Front Office báo cáo cho người giám sát được chỉ định và cung cấp hỗ trợ hành chính và văn phòng cho nhiều bộ phận trong tổ chức. Là đầu mối liên hệ đầu tiên cho tổ chức, vị trí này chịu trách nhiệm tạo ra trải nghiệm tích cực và chuyên nghiệp cho khách truy cập, khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và người gọi đồng thời đảm bảo hoạt động hàng ngày của văn phòng hoạt động trơn tru.​​ 

NHỮNG GÌ BẠN SẼ HỌC VÀ PHÁT TRIỂN​​ 

• Hệ thống quản lý và vận hành văn phòng​​ 
• Tài liệu hỗ trợ cuộc họp &​​ 
• Thiết bị văn phòng, quản lý vật tư và điều phối dịch vụ​​ 
• Hỗ trợ hành chính giữa các bộ phận​​ 
• Phát triển chuyên nghiệp​​ 

Nhiệm Vụ Công Việc:​​ 

• Đóng vai trò là người tiếp xúc đầu tiên bằng cách chào đón khách và hướng dẫn họ đến gặp nhân viên phù hợp.​​ 
• Trả lời, sàng lọc và chuyển tiếp các cuộc gọi đến một cách lịch sự và chuyên nghiệp.​​ 
• Quản lý khu vực lễ tân chính của tổ chức, đảm bảo môi trường thân thiện và chuyên nghiệp.​​ 
• Lên lịch các cuộc họp, cuộc hẹn và đặt phòng hội nghị.​​ 
• Điều phối lịch trình và hỗ trợ công tác hậu cần cuộc họp.​​ 
• Soạn thảo thư từ, biểu mẫu, báo cáo và các tài liệu hành chính khác.​​ 
• Duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử và giấy tờ.​​ 
• Sao chép, quét, in và sắp xếp tài liệu theo yêu cầu.​​ 
• Đặt hàng và bảo quản thiết bị văn phòng, vật tư và hàng tồn kho.​​ 
• Điều phối việc bảo trì thiết bị và các yêu cầu dịch vụ.​​ 
• Tiếp nhận, phân loại và phân phối thư từ và hàng hóa đến.​​ 
• Hỗ trợ việc gửi thư và vận chuyển hàng hóa.​​ 
• Hỗ trợ nhập dữ liệu và bảo trì hồ sơ.​​ 
• Hỗ trợ các phòng ban trong các dự án đặc biệt và các nhiệm vụ hành chính.​​ 
• Bảo mật thông tin nhạy cảm.​​ 
• Hỗ trợ các hoạt động văn phòng và chức năng hành chính khi cần thiết.​​ 
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công.​​ 

YÊU CẦU TỐI THIỂU:​​ 

• Tối thiểu một (1) năm kinh nghiệm làm việc trong môi trường văn phòng thực hiện các nhiệm vụ hành chính và dịch vụ khách hàng tương tự.​​ 
• Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản xuất sắc.​​ 
• Dịch vụ khách hàng mạnh mẽ và kỹ năng giao tiếp.​​ 
• Thành thạo bộ phần mềm Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) và Google Workspace.​​ 
• Khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ ưu tiên cùng lúc mà vẫn đảm bảo độ chính xác và sự chú ý đến từng chi tiết.​​ 
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian xuất sắc.​​ 
• Có khả năng giữ bí mật và đưa ra phán đoán đúng đắn.​​ 
• Những phẩm chất cá nhân như tính chính trực, chuyên nghiệp, đáng tin cậy và cam kết với sứ mệnh phục vụ cộng đồng có thu nhập thấp và trung bình của tổ chức.​​ 

CÁC BẰNG CẤP KHÁC:​​ 

• Kinh nghiệm làm việc với các cộng đồng đa dạng và các nhóm dân cư thiệt thòi là một lợi thế lớn.​​ 
• Khả năng song ngữ (tiếng Tây Ban Nha, tiếng Quảng Đông hoặc các ngôn ngữ khác thường được sử dụng ở San Francisco) là một lợi thế rất lớn.​​ 

Giáo dục:​​ 

Yêu cầu bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương; bằng cao đẳng trở lên được ưu tiên.​​ 

Phúc lợi:​​ 

100% bảo hiểm chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ, Tài khoản chi tiêu linh hoạt (FSA), kế hoạch nghỉ hưu, thời gian nghỉ phép và Nghỉ bệnh.​​ 

LỊCH LÀM VIỆC:​​ 

• Thứ Hai - Thứ Sáu, 35 giờ mỗi tuần, Làm việc tại văn phòng​​ 
• Thỉnh thoảng làm việc buổi tối hoặc cuối tuần có thể được yêu cầu để hỗ trợ các sự kiện tổ chức hoặc nhu cầu kinh doanh.​​ 

LƯU Ý ĐẶC BIỆT:​​ 

Hoàn thành đơn xin việc sau khi giới thiệu và nộp thư xin việc trả lời các câu hỏi sau:​​ 

• Hãy mô tả một kỹ năng hoặc phẩm chất độc đáo mà bạn sở hữu, giúp bạn nổi bật so với các ứng viên khác cho vị trí này.​​ 
• Bạn có kinh nghiệm làm việc trong các cộng đồng thu nhập thấp, chủ yếu là người da màu, và thực hiện các nhiệm vụ hành chính như thế nào?​​ 
• Tại sao bạn lại quan tâm đến vị trí này?​​ 

Đơn vị CN BAR: DN​​