HSA PST Office Hỗ trợ và dịch vụ khách hàng TRN

Mô tả công việc​​ 

Job Title:                       Public Service Trainee – Office Support & Customer Service Track​​ 

Classification:             9910 – Public Service Trainee​​ 

Program:                      San Francisco Human Services Agency (SFHSA) – Public Service Training Program (SWBL)​​ 

Employment Type:  Temporary Exempt (TEX) under Charter Section 10.104.16(b)​​ 

SOC Code:                     43-4171 – Receptionists and Information Clerks​​ 

Schedule:                     32 hours per week​​ 

Compensation:          $26.28 per hour​​ 

Duration:                     6 – 12 months​​ 

Location:                      HSA Service Centers, Employment Information Centers, or designated program offices​​ 

Program:                      Public Service Training (PST) Program – Subsidized Work-Based Learning (SWBL) Track​​ 

OST Position Summary​​ 

Under direct supervision, the Office Support & Customer Service Trainee participates in structured, supervised On-Site Training (OST) within San Francisco Human Services Agency (SFHSA) program offices to gain foundational experience in customer service, front office operations, clerical support, and administrative assistance within a public human services environment. Participants assist program staff with reception support, client navigation assistance, administrative functions, data entry support, workshop preparation activities, and general office operations that support public assistance and benefit program services.​​ 

The role emphasizes structured skill development aligned with the Structured Work-Based Learning (SWBL) model, integrating supervised work experience with competency-based training objectives.​​ 

Participants do not determine eligibility, manage caseloads, or provide independent case management services. All duties are performed under direct supervision of assigned staff.​​ 

This training track prepares participants for entry-level positions in customer service, reception, office support, clerical administration, and administrative assistance within public and private sector environments.​​ 

Examples of Duties​​ 

·        Chào đón khách hàng, khách truy cập và người tham gia một cách chuyên nghiệp và thân thiện.

·        Cung cấp thông tin chung về hỗ trợ công cộng và các dịch vụ phát triển lực lượng lao động bằng cách sử dụng các tài liệu thông tin đã được phê duyệt.

·        Hỗ trợ khách hàng sử dụng Sảnh và hướng dẫn họ đến đúng nhân viên hoặc khu vực dịch vụ.

·        Trả lời điện thoại và giải đáp các thắc mắc thông thường, đồng thời chuyển các câu hỏi về đủ điều kiện hoặc trường hợp cụ thể cho nhân viên có thẩm quyền.

·        Assist participants with basic navigation of online service systems, including kiosk navigation and upload instructions. ​​ 

·        Sự hỗ trợ khách hàng hoàn thiện các biểu mẫu và giấy tờ bằng cách cung cấp hướng dẫn cơ bản về quy trình hoàn thành.

·        Hỗ trợ nhân viên với các hoạt động chuẩn bị hội thảo bao gồm tổ chức tài liệu, chuẩn bị tờ đăng nhập và hỗ trợ thiết lập phòng.

·        Thực hiện các hoạt động nhập dữ liệu cơ bản và theo dõi tài liệu bằng cách sử dụng các hệ thống văn phòng đã được phê duyệt.

·        Du y trì và tổ chức tài liệu chương trình, hiển thị tài nguyên và tệp văn phòng.

·        Hỗ trợ các hoạt động quét, in, sao chép và nộp tài liệu.

·        Sự hỗ trợ hoạt động của Trung tâm Thông tin Việc làm (EIC) bằng cách giúp người tham gia tiếp cận máy tính, máy in và các nguồn tài liệu tìm kiếm việc làm.

·        Hỗ trợ duy trì các khu vực cung cấp văn phòng và kiểm kê tài nguyên có tổ chức.

·        Hỗ trợ dòng sản phẩm tích cực và môi trường phục vụ khách hàng chuyên nghiệp.

·        Du y trì tính bảo mật và xử lý hợp lý thông tin người tham gia đồng thời hỗ trợ các hoạt động văn phòng.

SWBL Training Goals and Core Competencies​​ 

This SWBL track follows a structured skill progression model that integrates hands-on OST, competency development, and supervisor evaluation.​​ 

1. Customer Service & Front Office Operations​​ 

·        Participants will develop introductory skills in:​​ 

·        Professional greeting and reception procedures ​​ 

·        Front desk communication and visitor assistance ​​ 

·        Customer service etiquette and public interaction ​​ 

·        Directing clients to appropriate services and staff ​​ 

·        Supporting welcoming and accessible service environments ​​ 

2. Administrative and Clerical Support​​ 

Participants will gain experience in:​​ 

·        Clerical office procedures and administrative workflows ​​ 

·        Filing, document organization, and records management ​​ 

·        Preparing informational and program materials ​​ 

·        Appointment scheduling support and office coordination ​​ 

·        Basic office supply and resource management ​​ 

3. Digital Literacy and Data Entry​​ 

·        Participants will gain exposure to:​​ 

·        Basic data entry and information tracking ​​ 

·        Online service navigation support tools ​​ 

·        Office productivity software used in public service environments ​​ 

·        Document scanning, printing, and digital file handling ​​ 

·        Electronic records organization practices ​​ 

4. Workplace Readiness & Employability Skills​​ 

Participants will strengthen:​​ 

·        Professional communication and teamwork ​​ 

·        Time management and task prioritization ​​ 

·        Reliability, accountability, and workplace professionalism ​​ 

·        Following workplace procedures and supervisory instructions ​​ 

·        Adaptability within public service work environments ​​ 

5. Confidentiality, Compliance, and Public Service Standards​​ 

·        Participants will gain awareness of:​​ 

·        Confidentiality and privacy requirements ​​ 

·        Proper handling of sensitive documents and client information ​​ 

·        Public-sector workplace expectations and compliance standards ​​ 

·        Disaster Service Worker (DSW) responsibilities ​​ 

·        Mandatory Reporter awareness and workplace ethics ​​ 

Physical Requirements and Work Environment​​ 

·        Ability to sit or stand for extended periods while performing office tasks ​​ 

·        Frequent interaction with clients, staff, and program participants ​​ 

·        Use of computers, printers, scanners, telephones, and office equipment ​​ 

·        Work performed in a public human services office environment ​​ 

·        Must follow confidentiality standards and workplace safety procedures ​​ 

Supervision Received and Given​​ 

Direct Supervision: Program Supervisor / Host Site Supervisor​​ 

Program Oversight: SFHSA PST Liaison (ensuring SWBL compliance and participant development)​​ 

Eligibility and Program Participation​​ 

·        Must meet all PST Program eligibility requirements and be referred through an approved workforce development or employment services process. ​​ 

·        Must comply with PST Program participation standards, including attendance, training engagement, supervisor meetings, and evaluation completion. ​​ 

Program Completion and Career Pathways​​ 

Upon successful completion of the Office Support & Customer Service SWBL Track, trainees may qualify for entry-level roles such as:​​ 

·        Receptionist ​​ 

·        Office Clerk ​​ 

·        Administrative Assistant ​​ 

·        Customer Service Representative ​​ 

·        Front Desk Receptionist ​​ 

·        Program Support Assistant ​​ 

·        1404 Clerk or comparable City clerical classifications (where applicable) ​​ 

·        Comparable entry-level customer service and administrative support roles in public or private sector environments ​​ 

This training aligns with SOC 43-4171 – Receptionists and Information Clerks, preparing participants for sustainable career pathways in customer service, office administration, front office operations, and administrative support occupations.​​ 

Lịch trình Khác nhau - Cần có tính linh hoạt - Lịch trình cuối cùng được chỉ định khi thuê

Phải linh hoạt vì lịch trình có thể thay đổi