TRỢ LÝ VẬN HÀNH TOÀN THỜI GIAN​​ 

Trợ lý hoạt động cung cấp dịch vụ khách hàng cho khách hàng, ứng viên, cư dân, nhà cung cấp và khách. Trợ lý hoạt động cung cấp hỗ trợ cho các chức năng của Phòng Quản lý Tài sản, Tuân thủ Lưu trú &, Kế toán và Hoạt động và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Văn phòng.​​ 

Nhiệm vụ:​​ 

Sau 6tháng đào tạo, nhân viên mới sẽ có khả năng thực hiện:​​ 

HẰNG NGÀY:​​ 

• Kiểm tra văn phòng và khu vực đỗ xe về độ sạch sẽ và an toàn chung, đảm bảo chỉ những xe được phép mới được đỗ ở những vị trí quy định.​​ 

• Báo cáo cho Giám sát viên Cơ sở vật chất về các bóng đèn bị cháy và các vấn đề cần bảo trì.​​ 

• Ghi chép nhật ký điểm danh hàng ngày.​​ 

• Kiểm tra và bổ sung đầy đủ các loại biểu mẫu văn phòng cần thiết.​​ 

• Kiểm tra và bổ sung đầy đủ vật tư văn phòng phẩm.​​ 

• Kiểm tra và bổ sung đồ dùng nhà bếp và phòng tắm.​​ 

• Kiểm tra két an toàn và chuyển tiếp các thông tin đã kiểm tra cho nhân viên có thẩm quyền.​​ 

• Hỗ trợ bảo trì máy photocopy, máy fax, máy đóng dấu bưu phí và máy đánh chữ. Kiểm tra tất cả thiết bị. Nạp mực khi cần thiết.​​ 

• Bảo dưỡng mực in cho máy tính.​​ 

• Bổ sung thông báo tuyển dụng và thông tin nhà ở tại khu vực lễ tân.​​ 

• Kiểm tra máy đóng dấu bưu phí. Hãy đảm bảo chúng ta có đủ tem và bưu phí.​​ 

• Xử lý thư đến và thư đi.​​ 

• Xử lý việc phân phối fax.​​ 

• Xử lý việc định tuyến thư nội bộ.​​ 

• Trả lời các cuộc gọi đến.​​ 

• Chào đón và hỗ trợ khách đến thăm (giao tiếp một cách lịch sự và chuyên nghiệp với tất cả mọi người).​​ 

HÀNG TUẦN:​​ 

• Kiểm kê đồ dùng văn phòng.​​ 

• Sắp xếp việc dọn dẹp tủ lạnh.​​ 

• Kiểm tra và cập nhật bảng thông tin cộng đồng/nhân sự.​​ 

• Theo dõi và bảo quản bộ dụng cụ sơ cứu.​​ 

• Giám sát hệ thống báo động và bình chữa cháy.​​ 

HÀNG THÁNG:​​ 

• Đặt mua văn phòng phẩm.​​ 

• Phát tán hóa đơn điện thoại của CMC.​​ 

• Thanh toán cuối kỳ, sao chép hóa đơn và sử dụng tem bưu chính.​​ 

• Duy trì lịch gửi tin nhắn và kiểm tra các yêu cầu.​​ 

ĐANG TIẾN HÀNH:​​ 

• Theo dõi và duy trì Sổ nhật ký xe của CMC.​​ 

• Sắp xếp dịch vụ chuyển phát nhanh.​​ 

• Hỗ trợ bộ phận quản lý chỗ ở giải quyết các vấn đề liên quan đến việc cho thuê chỗ ở theo sự phân công.​​ 

• Ghi nhận tiền thuê nhà, lập biên lai và nộp tiền cho các danh mục bất động sản phân tán theo phân công.​​ 

• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính và vận hành khác theo sự phân công của Trưởng văn phòng.​​ 

Trình độ tối thiểu:​​ 

• Có 0 2 năm kinh nghiệm trở lên với vai trò trợ lý hành chính.​​ 

• Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm dịch vụ khách hàng.​​ 

• Khả năng hiểu và diễn đạt bằng lời nói và văn bản – Khả năng lắng nghe, hiểu và nói sao cho người khác có thể hiểu được các ý tưởng và thông tin được trình bày bằng lời nói. Phải có khả năng phân biệt âm thanh phát ra từ thiết bị khẩn cấp với các âm thanh môi trường khác. Khả năng đọc hiểu và truyền đạt thông tin, ý tưởng bằng văn bản sao cho người khác có thể hiểu được.​​ 

• Độ nhạy của vấn đề/Lý luận suy diễn- Khả năng biết khi nào có điều gì đó không ổn hoặc có khả năng xảy ra sai sót và sau đó áp dụng các quy tắc chung cho các vấn đề cụ thể để đưa ra câu trả lời có ý nghĩa. Sử dụng logic và lý luận để xác định điểm mạnh và điểm yếu của các giải pháp thay thế, kết luận hoặc cách tiếp cận vấn đề và xem xét chi phí và lợi ích tương đối của các hành động tiềm năng để chọn giải pháp phù hợp nhất.​​ 

• Kỹ năng toán học - Khả năng cộng, trừ, nhân và chia, sử dụng số nguyên, phân số và số thập phân. Khả năng tính toán tỷ lệ, tỉ số và phần trăm.​​ 

• Khả năng soạn thảo thư từ, báo cáo và tài liệu bằng văn bản.​​ 

• Thành thạo bộ phần mềm Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).​​ 

YÊU CẦU VỀ THỂ CHẤT:​​ 

• Phải có khả năng tập trung bất chấp sự gián đoạn liên tục và có thể thực hiện các nhiệm vụ trong hơn 60 phút mỗi lần.​​ 

• Thỉnh thoảng có thể nâng vật nặng 10 pound, đẩy vật nặng 20 pound.​​ 

• Có khả năng sử dụng các thiết bị văn phòng đơn giản và máy tính trạm.​​ 

• Yêu cầu khả năng thực hiện các chuyển động lặp đi lặp lại của bàn tay, cổ tay và ngón tay để sử dụng bàn phím và đóng/mở ngăn kéo.​​ 

• Công việc có thể yêu cầu khả năng ngồi trong thời gian dài, bao gồm cả việc tiếp xúc lâu với màn hình máy tính.​​ 

• Có thể yêu cầu khả năng di chuyển đến các địa điểm khác của CMC.​​ 

Phúc lợi: 401K, Sức khỏe, Cuộc sống, Nha khoa, Tầm nhìn, kỳ nghỉ, thời gian ốm, EAP​​ 

Lịch làm việc: Thứ Hai đến Thứ Sáu; 8sáng -5chiều​​ 

Đơn vị quầy bar RM: JL​​