QUẢN LÝ VĂN PHÒNG BÁN THỜI GIAN​​ 

Giới thiệu về công ty​​ 

Một tổ chức phi lợi nhuận dựa trên cộng đồng chuyên giúp người lớn tuổi duy trì sự độc lập, tích cực và kết nối với cộng đồng của họ. Thông qua các chương trình xã hội, hoạt động giáo dục, hỗ trợ tình nguyện và các sự kiện cộng đồng, tổ chức tạo ra một môi trường hòa nhập và thân thiện cho các thành viên của mình.​​ 

Tóm tắt vị trí​​ 

Giám đốc văn phòng giám sát các hoạt động văn phòng hàng ngày và đóng vai trò là điểm liên lạc chính cho các thành viên, tình nguyện viên, khách truy cập và các đối tác cộng đồng. Vị trí này kết hợp quản trị văn phòng phía trước, hỗ trợ thành viên, thậm chí điều phối viên, truyền thông và duy trì văn phòng chung.​​ 

Nhiệm vụ chính​​ 

Quản lý lễ tân:​​ 

• Đóng vai trò là điểm liên lạc đầu tiên cho các thành viên, tình nguyện viên và khách tham quan.​​ 
• Hãy đóng vai trò là tai mắt của tổ chức bằng cách luôn nắm bắt nhu cầu của các thành viên, tình nguyện viên và đồng nghiệp, đồng thời cung cấp sự hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.​​ 
• Chào đón khách một cách nồng nhiệt, cung cấp thông tin về các chương trình và dịch vụ, đồng thời duy trì môi trường văn phòng thân thiện, gọn gàng và ngăn nắp.​​ 
• Thường xuyên cập nhật các màn hình trưng bày cửa sổ để làm nổi bật các sự kiện gần đây của thành viên, các chương trình sắp tới và các chủ đề theo mùa, tạo nên một diện mạo bên ngoài hấp dẫn và thu hút cho văn phòng.​​ 

Tư cách thành viên và Sự hỗ trợ tình nguyện:​​ 

• Khuyến khích và tạo điều kiện thuận lợi cho sự tăng trưởng và gắn kết thành viên.​​ 
• Hỗ trợ quá trình gia nhập của các thành viên mới để đảm bảo họ hòa nhập cộng đồng một cách suôn sẻ.​​ 

Nhiệm vụ hành chính:​​ 

• Giám sát các hoạt động văn phòng hàng ngày, bao gồm thu gom thư từ, lập hồ sơ và phân phối.​​ 
• Ghi nhận các khoản thanh toán đến bằng phương thức điện tử và thông báo cho các bên liên quan chính.​​ 
• Chuẩn bị và thực hiện việc gửi tiền vào ngân hàng.​​ 
• Quản lý vật tư văn phòng để đảm bảo văn phòng luôn đầy đủ và ngăn nắp.​​ 
• Quản lý nhiều nền tảng khác nhau (ví dụ: Google Suite, hệ thống CRM, Canva).​​ 
• Hỗ trợ nhu cầu in ấn, chuẩn bị tài liệu và các nhiệm vụ hành chính khác để hỗ trợ nhóm đạt được các mục tiêu của tổ chức.​​ 
• Quản lý cơ sở dữ liệu và duy trì hồ sơ kỹ thuật số và bản in, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.​​ 

 Lập kế hoạch và hỗ trợ sự kiện:​​ 

• Hỗ trợ chuẩn bị cho các sự kiện tại văn phòng, bao gồm chiếu phim, buổi định hướng thành viên, các cuộc họp, nhóm thảo luận và các sự kiện trò chơi tại văn phòng; di chuyển đồ đạc khi cần thiết để phù hợp với người tham gia.​​ 
• Hỗ trợ lập kế hoạch và thực hiện các sự kiện, từ những buổi gặp mặt nhỏ đến các hoạt động gây quỹ quy mô lớn.​​ 
• Điều phối công tác hậu cần, quản lý vật tư sự kiện và đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.​​ 

Sáng tạo nội dung và truyền thông:​​ 

• Thiết kế và tạo ra các tài liệu văn phòng hoặc quảng bá sự kiện, chương trình có tính thẩm mỹ cao.​​ 
• Soạn thảo và quản lý các email, thông điệp chương trình và sự kiện, bảng hiệu văn phòng và thiệp chúc mừng hội viên một cách rõ ràng và hấp dẫn.​​ 
• Tạo và phân phối bản tin sự kiện hàng tuần dạng kỹ thuật số.​​ 

Quản lý dịch vụ vệ sinh:​​ 

• Hãy đảm bảo bồn rửa và nhà vệ sinh được lau chùi và khử trùng thường xuyên để duy trì môi trường vệ sinh.​​ 
• Quản lý việc thu gom rác thải và vật liệu tái chế hàng ngày, đảm bảo rác được xử lý đúng cách và tuân thủ các quy trình tái chế.​​ 
• Thường xuyên lau chùi và khử trùng quầy, bàn làm việc và các bề mặt khác trong văn phòng để giữ cho không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng.​​ 
• Giám sát việc giữ gìn vệ sinh chung của văn phòng, bao gồm quét dọn và hút bụi, và giải quyết ngay lập tức mọi vấn đề liên quan đến vệ sinh khi phát sinh.​​ 

Trình độ tối thiểu​​ 

• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm hành chính trong vai trò tiếp xúc trực tiếp với công chúng.​​ 
• Kinh nghiệm trong các tổ chức phi lợi nhuận là một điểm cộng.​​ 
• Thành thạo Word, Google Suite, hệ thống CRM, Mailer Lite; khả năng nhanh chóng nắm bắt các công nghệ mới.​​ 
• Có khả năng tạo nội dung trên Canva, Adobe hoặc các nền tảng tương tự.​​ 
• Có khả năng tạo nhãn và thẻ tên, cũng như thực hiện trộn thư.​​ 
• Kỹ năng tổ chức, giao tiếp và quan hệ giữa cá nhân xuất sắc.​​ 
• Một người có tính cách hướng ngoại, luôn mong muốn kết nối và hợp tác với người khác.​​ 
• Khả năng tập trung cao độ, làm việc hiệu quả và năng suất trong môi trường năng động với nhiều sự gián đoạn thường xuyên.​​ 
• Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và chú trọng đến từng chi tiết.​​ 

Bằng cấp ưu tiên​​ 

• Ưu tiên ứng viên có bằng cử nhân hoặc bằng cao đẳng.​​ 

Lịch làm việc​​ 

Thứ Hai đến Thứ Sáu​​ 

Đơn vị RM: JBM​​