TRN hỗ trợ quản trị OEWD

Chức danh công việc: Thực tập sinh Dịch vụ Công cộng – Ngành Văn thư​​ 

Phân loại: 9910 -- Thực tập sinh Dịch vụ Công cộng​​    

Chương trình: Cơ quan Dịch vụ Nhân sinh San Francisco (SFHSA) – PST​​            

Loại hình việc làm: Tạm thời, miễn trừ (TEX)​​ 

Mã SOC: 43-9061 – Nhân viên văn phòng, Tổng quát​​ 

Lịch làm việc: 32 giờ mỗi tuần​​ 

Thời lượng: 6 đến 12 tháng​​ 

Địa điểm: Các địa điểm tổ chức của Sở Thành phố và Quận San Francisco khác nhau

Tóm tắt vị trí

9910 trình Thực tập sinh Dịch vụ Công cộng (PST) – Ngành Văn thư kéo dài 6 đến 12 tháng được thiết kế dành cho những người tham gia chương trình CalWORKs, CAAP, CalFresh và Cham soc nuoi duong của Quận San Francisco. Thông qua chương trình đào tạo tại chỗ có cấu trúc, người tham gia sẽ có được các kỹ năng hành chính, kỹ thuật số và chuyên nghiệp có giá trị phù hợp với trách nhiệm của nhân viên văn phòng cấp độ đầu vào (SOC 43-9061).

Các thực tập sinh được bố trí vào các phòng ban của Thành phố và nhận được kinh nghiệm thực tế trong các chức năng văn thư như dịch vụ khách hàng, lưu trữ hồ sơ, quản lý tài liệu và các hoạt động văn phòng cơ bản. Vai trò này cũng bao gồm hướng dẫn, hỗ trợ chuẩn bị nghề nghiệp và quản lý hồ sơ toàn diện để hỗ trợ việc làm lâu dài và thăng tiến trong ngành công vụ.

Nhiệm vụ và trách nhiệm thiết yếu

•  Thực hiện các nhiệm vụ văn thư bao gồm photocopy, nộp hồ sơ, quét và phân phối thư
• Trả lời điện thoại và chào đón khách bằng nghi thức phục vụ khách hàng chuyên nghiệp
• Hỗ trợ thủ tục tuyển sinh, lên lịch, đăng nhập và định tuyến liên văn phòng
• Duy trì hồ sơ kỹ thuật số và giấy theo tiêu chuẩn bảo mật
• Nhập bảng chấm công hoặc dữ liệu vào hệ thống nội bộ một cách chính xác và kịp thời.
• Chuẩn bị các tài liệu và thư từ đơn giản bằng Microsoft Word và Outlook
• Sự hỗ trợ giúp đỡ tinh thần làm việc nhóm, tham dự các cuộc họp nhân viên và cung cấp hỗ trợ hành chính chung.
• Tham gia các hoạt động chuẩn bị nghề nghiệp, bao gồm viết sơ yếu lý lịch và phỏng vấn thử.
• Hoàn thành các bài tập đào tạo và đánh giá hiệu suất theo lịch trình

Năng lực chuyên môn được phát triển

• Đúng giờ và trách nhiệm giải trình tại nơi làm việc
• Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói
• Làm quen với môi trường văn phòng hoặc hành chính
• Trình độ thành thạo của Microsoft Office Suite và công cụ kỹ thuật số
• Quản lý hồ sơ và xử lý dữ liệu
• Hợp tác nhóm và quản lý thời gian
• Điều hướng lộ trình nghề nghiệp dân sự

Tối thiểu Diệu Kiên nhân tro cấp

• Phải đủ điều kiện để được phân loại Miễn Tạm thời theo Điều lệ 10.104.16(b)
• Cam kết hoàn thành nhiệm vụ đào tạo từ sáu đến 12 tháng
• Quan tâm sâu sắc đến dịch vụ công cộng, Dịch vụ khách hàng hoặc văn phòng Sự hỗ trợ
• Khả năng giao tiếp chuyên nghiệp trong môi trường dựa trên nhóm
• Đúng giờ, đáng tin cậy và có thể huấn luyện

Ưu tiên Diệu Kiên nhân tro cấp

• Kiến thức máy tính cơ bản (email, lịch, xử lý văn bản)
• Ưu tiên có kinh nghiệm làm tình nguyện viên hoặc dịch vụ khách hàng

Các mốc quan trọng của chương trình & Yêu cầu hoàn thành

• Số giờ đã hoàn thành không quá 1,040
• Nhận xếp hạng " Đáp ứng kỳ vọng " trở lên trên cả đánh giá trung điểm và đánh giá cuối cùng
• Nộp sơ yếu lý lịch cuối cùng và tham gia vào buổi exit
• Duy trì sự tham dự và hành vi chuyên nghiệp trong suốt bài tập

Kết quả tốt nghiệp

• Sau khi hoàn thành thành công, học viên sẽ nhận được:
• Giấy chứng nhận hoàn thành
• Thư hoàn thành chương trình
• Sự hỗ trợ chuyển đổi sang các vị trí công chức hoặc việc làm không được trợ cấp

Căn chỉnh lộ trình nghề nghiệp SOC

Vai trò đào tạo này phù hợp với Mã SOC 43-9061 – Nhân viên văn phòng, Tổng quát và Sự hỗ trợ thăng tiến vào công chức và các nghề nghiệp liên quan như:

• 43-6014 - Thư ký và Trợ lý hành chính
• 43-9021 - Khóa nhập dữ liệu
• 43-4051 – Đại diện dịch vụ khách hàng
• 43-4071 - Thư ký hồ sơ

Lịch trình Khác nhau - Cần có tính linh hoạt - Lịch trình cuối cùng được chỉ định khi thuê